Wie funktioniert die neue Handelsabteilung der Polygone Gruppe? Um alles zu verstehen, ließ Polymag Inside Sales Coordinator und Account Manager, die in dieser Abteilung arbeiten, zu Wort kommen.
Im Rahmen des „One Company“-Ansatzes wurde die Vertriebsabteilung der Polygone Gruppe unter der Leitung von Paula Goncalves umstrukturiert, um die Vertriebsabteilungen von Oikos-concept und Polygone Modular Solutions zu integrieren. Diese Umstrukturierung stärkt die entscheidende Rolle unserer Teams in der Wertschöpfungskette und trägt zur Entwicklung auch von Ecotec bei. Das Team besteht aus vier Vertriebsassistenten und sieben Vertriebsmitarbeitern, die zwischen Polygone Luxembourg und Oikos-concept aufgeteilt sind. In Belgien sind drei Vertriebsmitarbeiter und eine Assistentin mit der Entwicklung des Marktes befasst. Die Austauschbarkeit der Teammitglieder und die Praxis verschiedener Fremdsprachen ist eine echte Stärke.
Jeder Inside Sales Coordinator hat sein Spezialgebiet
„Ich bin seit dem 15. Januar in dieser Position, nachdem ich 14 Jahre in der Personalabteilung gearbeitet habe. Meine Aufgabe ist es, die Abteilung Inside Sales zu koordinieren“, fasst Maryse Fache, Inside Sales Managerin bei Polygone, zusammen.
„In unserer täglichen Arbeit konzentrieren wir uns auf alle Anfragen von Kunden und Interessenten. Wir beraten sie, bereiten Angebote und Bestellungen vor und koordinieren mit den richtigen Personen intern in den Abteilungen Modulare Gebäude, Dienstleistungen und Logistik. Unser Ziel ist es, alle Anfragen zu zentralisieren, damit der Kunde eine einzige Anlaufstelle und eine optimale Kundenerfahrung hat. Die drei Abteilungen arbeiten unterschiedlich und jeder der Inside Sales hat sein eigenes Spezialgebiet, obwohl alle in der Lage sind, sich gegenseitig abzulösen“, erklärt sie.
Sylvie Martins, die seit 15 Jahren bei Polygone arbeitet, ist eine der Teammitglieder, die für die Angebotsabgabe zuständig sind. „Wir müssen den Angeboten, die über das öffentliche Portal eingereicht werden, einen Gesamtpreis zuweisen und ich mache den gesamten administrativen Teil, ich bin teilweise der Dirigent und muss sicherstellen, dass ich alle Dokumente habe, die ich einreichen muss. Ich schicke sie innerhalb der Fristen ab. Die Verfahren sind sehr streng, viel strenger als wenn man als Subunternehmer auf eine Anfrage eines Unternehmens antwortet“, sagte sie.
Sie teilt diese Arbeit mit ihrer Kollegin Viviane Mante, die 27 Jahre lang verschiedene Positionen im Unternehmen innehatte, bevor sie in die Handelsabteilung wechselte. „Ich war an der Rezeption, in der Personalabteilung, in der Dienstleistungsabteilung… Diese Erfahrung ist ein Vorteil, da ich einen guten Kontakt zu den Kunden habe, sie gut kenne, weiß, wie man ein Angebot erstellt und kenne alle Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens. Ich finde diese Position sehr befriedigend. Manchmal arbeiten wir unter Druck, um den Anforderungen der Konkurrenz gerecht zu werden, aber ich mag das Adrenalin und noch mehr, wenn wir ein Angebot erhalten, denn das bedeutet, dass sich unsere Arbeit gelohnt hat“.
Oswaldina Fonseca, die seit September an ihrer Seite arbeitet, ist für die Beantwortung von Anfragen für die Logistikabteilung zuständig: „Es ist ziemlich komplex, wenn es um Abfälle geht, da sie sehr unterschiedlich sind und die Gebühren sich jedes Mal ändern. Man muss wirklich jeden Fall einzeln behandeln, aber wir profitieren von den Fachkenntnissen unserer Kollegen. Die Arbeit hier ist bereichernd und die Tage vergehen schnell, vor allem, weil wir mit allen in Kontakt kommen“, meint die junge Frau.
Diese neue Handelsstruktur ermöglicht es, die Kontakte zu zentralisieren und den Austausch zu verbessern.
Vertriebsassistenten stehen in ständigem Kontakt mit den Vertriebsmitarbeitern. Das luxemburgische Team besteht aus fünf Personen, darunter Bénédicte Steffen. „Ich bin seit Januar in der Handelsabteilung, nachdem ich zuvor in der Abteilung für modulare Gebäude gearbeitet habe. Ich bin für die Begegnungen im Bauwesen zuständig, für die Einrichtung von modularen Unterkünften für Mitarbeiter auf Baustellen für große Bauunternehmen. Ich leite den Fall von A bis Z, von der Informationsaufnahme, um die Bedürfnisse zu verstehen, bis hin zur Erstellung von Plänen und Kostenvoranschlägen, dann leite ich ihn an die Inside Sales weiter, die sich um die Auftragserteilung an die Produktion kümmern“, beschreibt sie. Ihre Kollegin Lorène Thoni war vier Jahre lang in der Logistikabteilung als Auftragsmanagerin tätig, bevor sie 2023 in die Handelsabteilung wechselte. „Ich kümmere mich um den Abfallbereich. Ich gehe vor Ort, um zu überprüfen, ob alles mit den Containern in Ordnung ist oder ob zusätzliche Installationen erforderlich sind“, fasst sie zusammen.
Dasselbe gilt für Marta Dos Santos, die vor eineinhalb Jahren aus der Logistikabteilung in das Verkaufsteam wechselte. Dort betreut sie Kunden aus dem Dienstleistungssektor und dem öffentlichen Sektor in allen Bereichen von Polygone. „Es geht darum zu sehen, ob eine mögliche Entwicklung möglich ist, ob wir andere Berufe parallel anbieten können. Wir versuchen, eine umfassende Beratung zu bieten. Die Aufgabe ist nicht einfach, da wir die Krise spüren und es immer mehr Konkurrenten gibt, denen wir uns stellen müssen“, merkt sie an. Marta wird bei ihrer Arbeit von Eric Thilmant unterstützt, der sich um Kunden aus dem Industrie- und Handwerkssektor kümmert. „Unsere beiden Hauptziele sind, auf Cross-Selling zu setzen, um so viele Aktivitäten wie möglich zu verkaufen und natürlich unseren Kundenstamm zu erweitern“, sagte er.
Der letzte Neuzugang, Sébastien Aubry, der 21 Jahre lang in der Pharmaindustrie gearbeitet hat, hat nun die Aufgabe, die Abbruchabteilung bei der Bewältigung der aktuellen Herausforderungen zu unterstützen. Er beschreibt seine Rolle als „die Chemie zwischen einem Kunden und einem Projektmanager herzustellen“. Durch das Sammeln von Informationen von Kunden oder im Außendienst können Vertriebsmitarbeiter ihren Kollegen helfen, Maßnahmen zu ergreifen und relevante Aktionen zu initiieren. „Unsere Kunden kennen Polygone, aber nicht alle unsere Dienstleistungen. Es liegt in unserer Verantwortung, sie zu informieren und auf ihre Bedürfnisse einzugehen. Unser Ziel ist es auch, sie an uns zu binden, daher geht es nicht nur um den Verkauf, sondern auch um Beratung, Begleitung und Vertrauen.
Das Verkaufsteam von Oikos-concept
Uwe Gunthner ist der Verkaufsleiter von Oikos-concept, dem Startup für modulares Bauen außerhalb des Geländes, das 2021 von der Polygone Gruppe gegründet wird und dessen Verkaufsabteilung nun ebenfalls von Paula Goncalves geleitet wird. Seit einigen Monaten teilt sich Uwe seine Aufgabe mit Saskia Wolf.
„Wir betreiben viel Networking: Wir besuchen Seminare, die Mipim-Messe in Cannes oder die Real Estate Arena in Deutschland, um die Großen der Immobilienbranche zu treffen. Wir bewerben uns auch bei Gemeinden, der Verwaltung für öffentliche Gebäude, Immobilienagenturen und Bauträgern. Und nach und nach erreichte Oikos-concept seine Ziele und setzte Maßstäbe. „Die Leute wenden sich an uns, konsultieren uns, wie erst kürzlich das Ministerium für Ökologie. Und dann haben wir ein großes Projekt mit 42 Wohneinheiten mit dem Fonds du Logement gewonnen!“, kündigt das Duo an und ist überzeugt, dass der Baukasten helfen kann, erschwinglichen Wohnraum zu schaffen und das Immobilienproblem in Luxemburg zu lindern. „Die Branche ist derzeit kompliziert, jeder sucht nach alternativen Lösungen und das Modulsystem beginnt sich durchzusetzen“, sagte Saskia Wolf.
Dies sind gute Entwicklungsperspektiven für Oikos-concept und die gesamte Handelsabteilung im Allgemeinen, die von motivierten Teams und einer ehrgeizigen neuen Direktorin profitiert. Das Schlusswort hat Sébastien Aubry, Account Manager für Hoch- und Tiefbau auf der luxemburgischen Seite: „Ich finde, dass diese neue interne Vertriebsstruktur die Kontakte zentralisiert und den Austausch verbessert, das kann nur von Vorteil sein.
Belgien: ein sich entwickelnder Markt
Auf der anderen Seite der Grenze teilen sich drei Vertriebsmitarbeiter, Martine Carboni, Antoine Dufays und Frédéric Henrion, sowie eine Vertriebsassistentin, Aline Burnon, die Arbeit auf dem belgischen Markt. „Vor sieben Jahren war ich der allererste Vertriebsmitarbeiter, der für Belgien eingestellt wurde.
Die Arbeit unterscheidet sich sehr von der in Luxemburg, man muss hier viel akquirieren und den Kunden abholen, aber wir haben schnell verstanden, dass das Land für die Gruppe interessant ist. Seitdem sind wir langsam gewachsen und das Ziel ist es, in einigen Jahren ein großes Unternehmen zu werden. Wir sind für bestimmte Bedürfnisse immer noch von Polygone Luxemburg abhängig, aber wir haben jetzt 300 eigene Container, was praktisch ist, da wir früher die Container von Polygone Luxemburg an unsere Standards anpassen mussten, so dass wir direkt auf die Bedürfnisse unserer Kunden eingehen können. „, erklärte Frédéric Henrion. Nach acht Jahren in der Branche der modularen Gebäude kümmert sich Martine Carboni nun um die Entwicklung des westlichen Teils von Wallonien. „Ich mache Akquise, indem ich bei Treffen von Business Clubs anwesend bin, auf öffentliche und private Ausschreibungen über die Trust-up-Website, bei der wir Mitglied sind, antworte und natürlich auf Anfragen von bestehenden Kunden“, beschreibt sie.
Diese Arbeit wird auch von Antoine Dufays auf dem Gebiet der Provinz Luxemburg ausgeführt. „Die Kontaktaufnahme erfolgt weitgehend durch Mundpropaganda und dann über Netzwerkkreise. Manchmal wird auch direkt auf den Baustellen Kontakt aufgenommen. Zuletzt habe ich 180 Container für das Musikfestival Les Ardentes gemietet“, sagt er. Die drei Vertriebsmitarbeiter werden in administrativer Hinsicht von Aline Burnon, einer Vertriebsassistentin, unterstützt, die für die Erstellung von Angeboten und die allgemeine Nachverfolgung der Dokumente zuständig ist. „Alle Anfragen werden zentralisiert und ich verteile sie je nach Region zwischen Martine und Antoine.